Normen und Co. bei KSK Industrielackierungen

Automobilzulieferer KSK ist zahlreichen Normen, Richtlinien und individuellen Kundenvorgaben verpflichtet. Um sie möglichst strukturiert umzusetzen, nutzt die Firma das softwarebasierte Managementsystem Consense IMS Enterprise.

Zu den anspruchsvollen Vorgaben, die KSK erfüllt, zählt die Norm IATF16949, die Forderungen der Automobilindustrie an Qualitätsmanagementsysteme vereint. (Bild: KSK Industrielackierungen)

KSK Industrielackierungen führt seit mehr als 30 Jahren Oberflächenveredelung von Fahrzeuganbauteilen durch und hat sich mit den Kompetenzbereichen Bauteil-Vorbehandlung, Lackierung, Montage und Logistik auf Bedürfnisse der internationalen Automobilindustrie eingestellt. Das Unternehmen aus Geilenkirchen in Nordrhein-Westfalen mit aktuell 370 Mitarbeitern bietet verschiedene Lackierverfahren an – für Bauteile in jeder Größenordnung. „Die kleinsten Teile, die wir lackieren, sind Sensoren, z.B. für Einparkhilfe-Systeme. Über Stoßstangen und Zierleisten geht es dann bis hin zu Größenordnungen wie Hochdächer von Truck-Schlafkabinen“, so Michael Hafke, Stellvertretender Leiter Qualitätsmanagement bei KSK.

Den Normen entsprechen

Um allen Qualitätsanforderungen zu entsprechen, setzt KSK beispielsweise auf die Überwachung sämtlicher Parameter jeder einzelnen Fertigungsstufe nach genauen Prüf- und Entnahmeplänen sowie die Laborprüfungen von Bauteilen. Das Unternehmen ist nach den Systemen IATF 16949 (Qualitätsmanagement Automobilindustrie), ISO9001 (Qualitätsmanagement), ISO14001 (Umweltmanagement) und ISO50001 (Energiemanagement) zertifiziert. Außerdem wird die Arbeitsschutznorm ISO45001 umgesetzt. Darüber hinaus werden unterschiedliche individuelle Kundenanforderungen verfolgt. Insgesamt ist es so aufwendig, die Umsetzung der verschiedenen Normen und Vorgaben zu überwachen, dass sich das Unternehmen nach Unterstützung umsah. „Wir standen irgendwann vor der Frage, wie wir bei der Erfüllung der Normvorgaben und Kundenanforderungen zu mehr Struktur und zu schnelleren Wegen gelangen können. Darum haben wir uns für die Einführung eines elektronischen Managementsystems entschieden“, sagt Michael Hafke, Stellvertretender Leiter Qualitätsmanagement bei KSK. 2019 führte das Unternehmen das Integrierte Managementsystem Consense IMS Enterprise der Aachener Firma Consense ein.

Perfekt auf die Bedürfnisse der internationalen Automobilindustrie eingestellt: Die Kompetenzbereiche von KSK umfassen Bauteil-Vorbehandlung, Lackierung, Montage und Logistik (Bild: KSK Industrielackierungen)

Dokumente einpflegen

Im Januar 2019 fiel bei KSK der Startschuss für das Einführungsprojekt. Ein sechsköpfiges Projektteam befasste sich nach Schulung durch Consense mit dem Aufbau des Systems. Dokumente aus dem alten System, die in Form von Excel-, Word- oder PDF-Dokumenten vorlagen, wurden eingepflegt, Prozessabläufe und Verfahrensanweisungen komplett neu erstellt. Dazu nutzte KSK das in die QM-Software integrierte Tool zur Prozessmodellierung, mit dem Prozesse und Abläufe abgebildet werden können. Funktionen und Arbeitsbereiche wurden den jeweils zuständigen Mitarbeitern zugeteilt und somit Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt. Automatisierte Freigabeworkflows lenken nun die verschiedenen Dokumente und Prozessbeschreibungen durch das Unternehmen. „Mir gefällt hier besonders die individuelle Zuweisung von Aufgaben mit eindeutigen Verantwortlichkeiten, die ich mir anzeigen lassen kann, statt wie zuvor in verschiedenen Listen zu suchen. Dadurch können wir jetzt beispielsweise Freigaben viel schneller abwickeln. Der große Vorteil ist, dass wir immer genau wissen, wo sich das entsprechende Dokument gerade befindet und wer den nächsten Schritt zu erledigen hat“ so Hafke.

Rollenbasierte Informationen

Anfang August 2019 ging das System live. Nun stellt die Software bei KSK für jeden Nutzer die jeweils relevanten Informationen mit personalisierter Ansprache zusammen. So finden sich beispielsweise direkt auf der Startseite die wichtigsten Prozesse und aktuelle Aufgaben. Das im System hinterlegte Rollen- und Rechtesystem regelt die Verteilung von Unterlagen. Jeder Mitarbeiter erhält nur die Informationen und Dokumente, die er benötigt, in der jeweils aktuellen und gültigen Version. Änderungen in der QM-Dokumentation werden hervorgehoben. Die Mitarbeiter werden vom System automatisch dazu aufgefordert, neue Dokumente und Prozesse zur Kenntnis zu nehmen. So gehen die Verantwortlichen der verschiedenen Abteilungen sicher, dass ihre Änderungen auch wirklich wahrgenommen wurden. „Anhand der Kenntnisnahmen der verschiedenen Abteilungen können wir ablesen, wie gut das System genutzt wird. Innerhalb weniger Monate ist dieser Wert bei uns deutlich gestiegen, sodass wir inzwischen nur noch minimale offene Kenntnisstände haben“, beschreibt Hafke. Über 100 Mitarbeiter des Unternehmens, vom Geschäftsführer bis zum Schichtleiter, wurden geschult und nutzen das QM-System. Und selbst für die Mitarbeiter in der Produktion, die die ConSense Software nicht in ihrem Arbeitsalltag verwenden, ist eine Veränderung spürbar, so Hafke: „Das einheitliche Layout der verschiedenen Dokumente, wie z.B. Arbeitsanweisungen, die unsere Produktionsmitarbeiter ausgedruckt von ihren Vorgesetzten erhalten, vereinfacht die Lesbarkeit und sorgt für eine klare Übermittlung von Informationen.“

IATF16949 abgedeckt

Zu den Vorgaben, die KSK erfüllt, zählt die Norm IATF16949, die Anforderungen der Automobilindustrie an Qualitätsmanagementsysteme vorgibt. Sie enthält höhere, branchenspezifische Anforderungen als die ISO9001, beispielsweise bezogen auf die Produkt- und Prozessentwicklung. Zudem werden an die Kompetenzen interner Auditoren zusätzliche Forderungen gestellt. Auch die Risikoanalyse ist detaillierter. Unter anderem müssen Erkenntnisse aus Reklamationen oder Rückrufaktionen detailliert dokumentiert und nach entsprechenden Vorgaben archiviert werden. Außerdem fordert die IATF, Notfallpläne mit dem Ziel einer kontinuierlichen Lieferversorgung des Kunden aufzustellen. Dazu gehört eine Ermittlung der internen und externen Risiken bezogen, auf Werkzeuge und Prüfmittel, Fertigungseinrichtungen und mehr. „Diese Aufgaben decken wir jetzt komplett über das Consense System ab“, sagt Michael Hafke. „Eine riesige Hilfe, die das System im Arbeitsalltag bietet, ist eine Übersicht, welche Normanforderungen wir mit welchen Prozessen und Dokumenten erfüllen. Diese können wir nun auf Knopfdruck zusammenstellen. Das spart sehr viel Zeit und lässt uns mögliche Lücken sofort erkennen. Auch bei unseren Kunden kommt es sehr gut an, wenn wir die Einhaltung ihrer Vorgaben auf diese Weise nachweisen können.“

Die Durchlaufzeiten sind wichtige Hebel für die Effizienz beim Lackierspezialisten. (Bild: KSK Industrielackierungen)

Modular aufgebaut

Die Basissoftware kann durch Module erweitert werden. Bei KSK kommt das Zusatzmodul für Maßnahmenmanagement zum Einsatz. Alle Maßnahmen aus den Unternehmensbereichen werden darin erfasst, gesteuert und verwaltet – von anstehenden Aufgaben aus KVP, Audits, Reklamationen und mehr. Über das System werden die Maßnahmen den jeweils Verantwortlichen zugewiesen. Die Beteiligten erhalten automatisiert Informationen zu Aufgaben und Fälligkeiten und werden an die Erfüllung erinnert. Bei der Überschreitung von Fristen schlägt das System Alarm und informiert optional übergeordnete Stellen.

Großer Umbruch

Insgesamt stellte bei KSK die Einführung des Managementsystems einen großen Umbruch im Unternehmen dar. Dabei galt es, von Beginn an die Akzeptanz der Beschäftigten zu gewinnen. „Bei KSK stand die Geschäftsführung voll hinter dem System und hat die Kolleginnen und Kollegen sehr zeitig über die Einführung informiert. Es gab intensive Schulungen vorab, sodass jeder wusste, was auf ihn zukommt.“, so Hafke. Er empfiehlt außerdem erst dann die Liveschaltung des Systems, wenn bereits alle wichtigen Informationen enthalten sind, um die Mitarbeiter nicht zu verunsichern und nicht übergangsweise zwei Systeme in Betrieb halten zu müssen. Bei KSK absolvieren alle neuen Mitarbeiter zunächst eine System-Schulung, die jedoch auch allen anderen Mitarbeitern offensteht, falls diese Ihre Kenntnisse auffrischen oder erweitern wollen. Um die Aufmerksamkeit für das System weiter zu steigern, wird es bei KSK anstatt des E-Mail-Verteilers zur Verbreitung von Neuigkeiten eingesetzt. Die Einführung des softwaregestützten Managementsystems stieß auch extern auf große Zustimmung, beschreibt er abschließend: „Bereits im Januar, ein knappes halbes Jahr nach Einführung des Systems, hatten wir ein Zertifizierungsaudit, bei dem wir sehr positives Feedback des externen Auditors erhalten haben.“