Perfekt auf die Bedürfnisse der internationalen Automobilindustrie eingestellt: Die Kompetenzbereiche von KSK umfassen Bauteil-Vorbehandlung, Lackierung, Montage und Logistik (Bild: KSK Industrielackierungen)
Dokumente einpflegen
Im Januar 2019 fiel bei KSK der Startschuss für das Einführungsprojekt. Ein sechsköpfiges Projektteam befasste sich nach Schulung durch Consense mit dem Aufbau des Systems. Dokumente aus dem alten System, die in Form von Excel-, Word- oder PDF-Dokumenten vorlagen, wurden eingepflegt, Prozessabläufe und Verfahrensanweisungen komplett neu erstellt. Dazu nutzte KSK das in die QM-Software integrierte Tool zur Prozessmodellierung, mit dem Prozesse und Abläufe abgebildet werden können. Funktionen und Arbeitsbereiche wurden den jeweils zuständigen Mitarbeitern zugeteilt und somit Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt. Automatisierte Freigabeworkflows lenken nun die verschiedenen Dokumente und Prozessbeschreibungen durch das Unternehmen. „Mir gefällt hier besonders die individuelle Zuweisung von Aufgaben mit eindeutigen Verantwortlichkeiten, die ich mir anzeigen lassen kann, statt wie zuvor in verschiedenen Listen zu suchen. Dadurch können wir jetzt beispielsweise Freigaben viel schneller abwickeln. Der große Vorteil ist, dass wir immer genau wissen, wo sich das entsprechende Dokument gerade befindet und wer den nächsten Schritt zu erledigen hat“ so Hafke.
Rollenbasierte Informationen
Anfang August 2019 ging das System live. Nun stellt die Software bei KSK für jeden Nutzer die jeweils relevanten Informationen mit personalisierter Ansprache zusammen. So finden sich beispielsweise direkt auf der Startseite die wichtigsten Prozesse und aktuelle Aufgaben. Das im System hinterlegte Rollen- und Rechtesystem regelt die Verteilung von Unterlagen. Jeder Mitarbeiter erhält nur die Informationen und Dokumente, die er benötigt, in der jeweils aktuellen und gültigen Version. Änderungen in der QM-Dokumentation werden hervorgehoben. Die Mitarbeiter werden vom System automatisch dazu aufgefordert, neue Dokumente und Prozesse zur Kenntnis zu nehmen. So gehen die Verantwortlichen der verschiedenen Abteilungen sicher, dass ihre Änderungen auch wirklich wahrgenommen wurden. „Anhand der Kenntnisnahmen der verschiedenen Abteilungen können wir ablesen, wie gut das System genutzt wird. Innerhalb weniger Monate ist dieser Wert bei uns deutlich gestiegen, sodass wir inzwischen nur noch minimale offene Kenntnisstände haben“, beschreibt Hafke. Über 100 Mitarbeiter des Unternehmens, vom Geschäftsführer bis zum Schichtleiter, wurden geschult und nutzen das QM-System. Und selbst für die Mitarbeiter in der Produktion, die die ConSense Software nicht in ihrem Arbeitsalltag verwenden, ist eine Veränderung spürbar, so Hafke: „Das einheitliche Layout der verschiedenen Dokumente, wie z.B. Arbeitsanweisungen, die unsere Produktionsmitarbeiter ausgedruckt von ihren Vorgesetzten erhalten, vereinfacht die Lesbarkeit und sorgt für eine klare Übermittlung von Informationen.“
IATF16949 abgedeckt
Zu den Vorgaben, die KSK erfüllt, zählt die Norm IATF16949, die Anforderungen der Automobilindustrie an Qualitätsmanagementsysteme vorgibt. Sie enthält höhere, branchenspezifische Anforderungen als die ISO9001, beispielsweise bezogen auf die Produkt- und Prozessentwicklung. Zudem werden an die Kompetenzen interner Auditoren zusätzliche Forderungen gestellt. Auch die Risikoanalyse ist detaillierter. Unter anderem müssen Erkenntnisse aus Reklamationen oder Rückrufaktionen detailliert dokumentiert und nach entsprechenden Vorgaben archiviert werden. Außerdem fordert die IATF, Notfallpläne mit dem Ziel einer kontinuierlichen Lieferversorgung des Kunden aufzustellen. Dazu gehört eine Ermittlung der internen und externen Risiken bezogen, auf Werkzeuge und Prüfmittel, Fertigungseinrichtungen und mehr. „Diese Aufgaben decken wir jetzt komplett über das Consense System ab“, sagt Michael Hafke. „Eine riesige Hilfe, die das System im Arbeitsalltag bietet, ist eine Übersicht, welche Normanforderungen wir mit welchen Prozessen und Dokumenten erfüllen. Diese können wir nun auf Knopfdruck zusammenstellen. Das spart sehr viel Zeit und lässt uns mögliche Lücken sofort erkennen. Auch bei unseren Kunden kommt es sehr gut an, wenn wir die Einhaltung ihrer Vorgaben auf diese Weise nachweisen können.“
