Die Durchlaufzeiten sind wichtige Hebel für die Effizienz beim Lackierspezialisten. (Bild: KSK Industrielackierungen)
Modular aufgebaut
Die Basissoftware kann durch Module erweitert werden. Bei KSK kommt das Zusatzmodul für Maßnahmenmanagement zum Einsatz. Alle Maßnahmen aus den Unternehmensbereichen werden darin erfasst, gesteuert und verwaltet – von anstehenden Aufgaben aus KVP, Audits, Reklamationen und mehr. Über das System werden die Maßnahmen den jeweils Verantwortlichen zugewiesen. Die Beteiligten erhalten automatisiert Informationen zu Aufgaben und Fälligkeiten und werden an die Erfüllung erinnert. Bei der Überschreitung von Fristen schlägt das System Alarm und informiert optional übergeordnete Stellen.
Großer Umbruch
Insgesamt stellte bei KSK die Einführung des Managementsystems einen großen Umbruch im Unternehmen dar. Dabei galt es, von Beginn an die Akzeptanz der Beschäftigten zu gewinnen. „Bei KSK stand die Geschäftsführung voll hinter dem System und hat die Kolleginnen und Kollegen sehr zeitig über die Einführung informiert. Es gab intensive Schulungen vorab, sodass jeder wusste, was auf ihn zukommt.“, so Hafke. Er empfiehlt außerdem erst dann die Liveschaltung des Systems, wenn bereits alle wichtigen Informationen enthalten sind, um die Mitarbeiter nicht zu verunsichern und nicht übergangsweise zwei Systeme in Betrieb halten zu müssen. Bei KSK absolvieren alle neuen Mitarbeiter zunächst eine System-Schulung, die jedoch auch allen anderen Mitarbeitern offensteht, falls diese Ihre Kenntnisse auffrischen oder erweitern wollen. Um die Aufmerksamkeit für das System weiter zu steigern, wird es bei KSK anstatt des E-Mail-Verteilers zur Verbreitung von Neuigkeiten eingesetzt. Die Einführung des softwaregestützten Managementsystems stieß auch extern auf große Zustimmung, beschreibt er abschließend: „Bereits im Januar, ein knappes halbes Jahr nach Einführung des Systems, hatten wir ein Zertifizierungsaudit, bei dem wir sehr positives Feedback des externen Auditors erhalten haben.“
